Leasing i najem długoterminowy

Leasing i najem długoterminowy

Leasing i najem długoterminowy powstały z myślą o przedsiębiorstwach. Obecnie są także dostępne dla osób fizycznych. Nic dziwnego. Zarówno leasing, jak i najem długoterminowy są atrakcyjnymi formami finansowania firm. Gospodarka i świat biznesu podlegają nieustannym zmianom. Przedsiębiorstwa rozwijają się, by nadążyć za stale rosnącymi oczekiwaniom klientów. Nie dziwi zatem, że szukają atrakcyjnych możliwości finansowania. Wśród nich godne wspomnienia są właśnie leasing i najem długoterminowy. To rozwiązania posiadające wiele zalet. Pozwalają na optymalizację kosztów. Przynoszą też korzyści podatkowe. Przede wszystkim jednak zwiększają elastyczność zarządzania flotą czy sprzętem.

W niniejszym artykule znajdziesz pełne zestawienie informacji na temat leasingu i najmu długoterminowego. Dowiedz się, czym są oraz jakie mają zalety i wady. Sprawdź jak najem długoterminowy i leasing wpływają na podatki i księgowość przedsiębiorstw. Wybierz formę finansowania najlepiej dopasowaną do potrzeb Twojej firmy.

Co to jest leasing?

Leasing to umowa cywilnoprawna. Na jej mocy leasingodawca przekazuje leasingobiorcy prawo do korzystania z określonego dobra. Może być to zarówno maszyna, jak i samochód. Umowa zawierana jest na ustalony czas. W zamian za udostępnienie przedmiotu leasingu pobierane są regularne opłaty. Leasing nie oznacza automatycznego przeniesienia własności. Często istnieje jednak możliwość wykupu przedmiotu po zakończeniu umowy. Leasing w Polsce zyskał popularność w latach 90. Stało się to po transformacji ustrojowej. Umożliwiła ona wprowadzenie na rynek finansowy zupełnie nowych dla Polaków rozwiązań. Początkowo leasing był zarezerwowany dla dużych firm. Obecnie korzystają z niego mikroprzedsiębiorcy, freelancerzy, a nawet osoby fizyczne. Dane Związku Polskiego Leasingu wskazują, że rynek ten rośnie średnio o 10-15% rocznie.

Rodzaje leasingu dostępne na rynku

Leasing operacyjny

Leasing operacyjny jest najczęściej wybieranym w Polsce. Przedmiot leasingu pozostaje własnością leasingodawcy. Opłaty są traktowane jako koszty uzyskania przychodu. Po zakończeniu umowy istnieje możliwość wykupu za symboliczną kwotę. To forma finansowania szczególnie popularna wśród firm korzystających z samochodów lub sprzętu o szybkim cyklu wymiany.

Leasing finansowy

W tym modelu leasingobiorca traktuje przedmiot jako środek trwały firmy. Wpisuje go do ewidencji środków trwałych i sam dokonuje amortyzacji. Raty składają się z części kapitałowej i części odsetkowej.

Leasing zwrotny

Leasing zwrotny jest najmniej popularny. Polega na sprzedaży własnego środka trwałego firmie leasingowej, a następnie jego użytkowaniu na podstawie umowy leasingu. To forma pozyskania gotówki bez utraty możliwości użytkowania z aktywa.

Dla kogo przeznaczony jest leasing?

Leasing dla mikrofirm i jednoosobowych działalności

Małe firmy często nie mają zdolności kredytowej. Leasing stanowi dla nich atrakcyjną alternatywę. Pozwala korzystać z samochodów, maszyn czy sprzętu komputerowego bez ponoszenia dużych kosztów na starcie.

Leasing dla spółek z o.o.

Spółki często wykorzystują leasing jako narzędzie optymalizacji podatkowej. Koszty leasingu obniżają podstawę opodatkowania, a przedmiot leasingu nie zwiększa aktywów trwałych firmy.

Jaki leasing jest najlepszy?

Nie ma leasingu idealnego dla wszystkich. Wybór zależy od indywidualnych potrzeb firmy. Oto kluczowe kryteria, które warto wziąć pod uwagę:

• Okres użytkowania. Planujesz dłuższe korzystanie z przedmiotu? Leasing finansowy może być korzystniejszy.
• Plany wykupu. W leasingu operacyjnym wykup jest fakultatywny i często symboliczny.
• Leasing operacyjny co do zasady pozwala zaliczać do kosztów uzyskania przychodów całość rat leasingowych. Muszą być jednak spełnione warunki ustawowe. Nie można też przekroczyć ustawowych limitów.
• Rodzaj środka trwałego. Niektóre sprzęty lub maszyny są łatwiej dostępne w jednej formie leasingu niż w innej.

Przykłady zastosowań różnych leasingów

Typ leasingu	Najlepszy dla	Przykład zastosowania
Leasing operacyjny	Małe firmy, startupy	Wynajem samochodu na 3 lata
Leasing finansowy	Średnie i duże przedsiębiorstwa	Zakup specjalistycznej maszyny produkcyjnej
Leasing zwrotny	Firmy potrzebujące szybkiego dopływu gotówki	Sprzedaż i leasing parku maszynowego

Leasing a księgowość w firmie

Księgowanie leasingu operacyjnego

W leasingu operacyjnym przedmiot umowy pozostaje własnością leasingodawcy. Nie jest ujmowany w ewidencji środków trwałych leasingobiorcy. Raty leasingowe mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Muszą być przy tym spełnione warunki określone w ustawie o PIT lub CIT. W przypadku samochodów osobowych należy uwzględnić obowiązujące limity wartości. Taka forma leasingu jest uznawana za prostszą w ewidencji księgowej. Leasingobiorca nie dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Księguje jedynie faktury za raty leasingowe jako koszty działalności.

Księgowanie leasingu finansowego

Tutaj sytuacja wygląda inaczej. W leasingu finansowym przedmiot umowy ujmuje się w ewidencji środków trwałych leasingobiorcy. To on dokonuje odpisów amortyzacyjnych. Do kosztów uzyskania przychodów zalicza się część odsetkową rat leasingowych oraz odpisy amortyzacyjne. Część kapitałowa raty nie stanowi kosztu podatkowego. Odzwierciedla ona spłatę wartości środka trwałego. Leasing finansowy wiąże się z nieco bardziej rozbudowaną ewidencją księgową. Umożliwia jednak wcześniejsze przejęcie środka trwałego do majątku firmy.

Wpływ leasingu na podatki w firmie

VAT

• W leasingu operacyjnym podatek VAT jest doliczany do każdej raty leasingowej. Płacony jest sukcesywnie wraz z ich regulowaniem.
• W leasingu finansowym VAT od całej wartości przedmiotu leasingu naliczany jest z góry. Najczęściej na początku umowy, przy wystawieniu faktury obejmującej całą wartość przedmiotu.

Amortyzacja

• Leasing finansowy: amortyzacja po stronie leasingobiorcy.
• Leasing operacyjny: amortyzacja po stronie leasingodawcy.

Koszty uzyskania przychodu

W leasingu operacyjnym do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć zarówno opłatę wstępną, jak i raty leasingowe (zazwyczaj w momencie ich poniesienia). W leasingu finansowym natomiast do kosztów trafia jedynie część odsetkowa rat leasingowych oraz odpisy amortyzacyjne dokonywane przez leasingobiorcę.

Zalety i wady różnych form leasingu

Leasing operacyjny – plusy i minusy

Zalety:

• Niższe wymagania formalne.
• Możliwość szybkiego pozyskania środka trwałego i rozpoczęcia użytkowania.
• Możliwość zaliczania rat leasingowych (oraz opłaty wstępnej) do kosztów uzyskania przychodów.

Wady:

• Brak możliwości dokonywania amortyzacji przez leasingobiorcę.
• Ograniczenia dotyczące warunków i momentu wykupu przedmiotu leasingu.

Leasing finansowy – plusy i minusy

Zalety:

• Przedmiot leasingu trafia do ewidencji środków trwałych firmy.
• Możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych.
• Własność ekonomiczna środka trwałego od początku trwania umowy.

Wady:

• Konieczność zapłaty podatku VAT od całej wartości przedmiotu z góry (na początku umowy).
• Przedmiot leasingu zwiększa majątek trwały firmy. Może to wpływać na strukturę bilansu i wskaźniki finansowe.

Najem długoterminowy — co to jest?

Najem długoterminowy to także umowa cywilnoprawna. Na jej mocy przedsiębiorca korzysta z samochodu lub sprzętu przez dłuższy czas. Trwa on zazwyczaj 24–60 miesięcy. W tym okresie uiszcza miesięczne opłaty za użytkowanie przedmiotu najmu. W odróżnieniu od leasingu najem długoterminowy nie przewiduje wykupu. Po zakończeniu umowy użytkowanie przedmiotu ustaje. Często jednak umowa przewiduje możliwość wymiany przedmiotu na nowy egzemplarz. Pozwala to firmie korzystać z aktualnych modeli pojazdów lub urządzeń. Przykładowym zastosowaniem może być:

• Wynajem floty samochodowej w firmie transportowej.
• Wynajem urządzeń medycznych w prywatnej klinice.

Najem długoterminowy kontra leasing – główne różnice

Aspekty prawne

• Leasing – regulowany przepisami Kodeksu cywilnego (umowa leasingu) oraz ustawą o rachunkowości i ustawami podatkowymi (PIT, CIT, VAT).
• Najem długoterminowy – oparty wyłącznie na przepisach kodeksu cywilnego (umowa najmu).

Aspekty podatkowe

Leasing umożliwia bardziej elastyczne rozliczanie kosztów, amortyzacji i podatku VAT (np. odliczanie VAT od rat lub opłaty wstępnej, amortyzacja w leasingu finansowym). Najem długoterminowy umożliwia zaliczanie opłat czynszowych do kosztów uzyskania przychodów, z uwzględnieniem obowiązujących limitów i zasad rozliczania wydatków eksploatacyjnych.

Koszty i elastyczność

Najem często zawiera pełen pakiet serwisowy (ubezpieczenie, przeglądy). Leasing zazwyczaj wymaga samodzielnego ponoszenia kosztów eksploatacyjnych i obsługi technicznej.

Zalety i wady najmu długoterminowego

Plusy dla firm

• Brak ryzyka związanego ze spadkiem wartości przedmiotu.
• Pełna przewidywalność kosztów.
• Możliwość częstej wymiany sprzętu na nowy.

Wady i ograniczenia

• Brak możliwości wykupu.
• Ograniczenia w zakresie personalizacji samochodu lub urządzenia.

Wpływ najmu długoterminowego na podatki w firmie

Ujęcie kosztów

Raty najmu co do zasady mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów. Podobnie jest w leasingu operacyjnym. W przypadku najmu samochodów osobowych wykorzystywanych również prywatnie, do kosztów zalicza się jednak jedynie 75% wartości czynszu oraz wydatków eksploatacyjnych.

Brak amortyzacji po stronie najemcy

To firma wynajmująca dokonuje odpisów amortyzacyjnych, ponieważ to ona pozostaje właścicielem przedmiotu najmu. Z jednej strony upraszcza to księgowość. Z drugiej eliminuje potencjalne korzyści podatkowe z amortyzacji, które występują np. przy leasingu finansowym.

Leasing kontra najem długoterminowy – co wybrać?

Kryterium	Leasing operacyjny	Leasing finansowy	Najem długoterminowy
Możliwość wykupu	Tak	Tak	Zazwyczaj nie
Amortyzacja	Leasingodawca	Leasingobiorca	Wynajmujący
Wpływ na bilans	Nie	Tak	Nie
Serwis i ubezpieczenie	Opcjonalnie	Opcjonalnie	Zazwyczaj w cenie
Koszt uzyskania przychodu	Raty leasingowe (z ograniczeniami)	Odsetki i amortyzacja	Raty czynszu (z ograniczeniami)

Rekomendacje dla firm w zależności od modelu biznesowego

• Startupy i mikrofirmy. Najem długoterminowy lub leasing operacyjny mogą być optymalne. Znaczenie ma tu niski wkład własny wymagany do finansowania.
• Firmy stabilne, planujące wykup. W tym wypadku najlepszym rozwiązaniem może być leasing finansowy.
• Branże z dużą rotacją sprzętu. Najem długoterminowy może być optymalnym wyjściem. Atutem jest możliwość oddania rzeczy i wymiany na nową.

Najczęstsze błędy przy wyborze leasingu lub najmu

Błędy przy wyborze leasingu lub najmu są częste. Wynikają z pośpiechu i jedynie powierzchownej analizy kosztów. Do najczęstszych błędów przy wyborze tych form finansowania należą:

• Brak analizy kosztów całkowitych. Porównywanie wyłącznie miesięcznych rat, bez uwzględnienia całkowitych kosztów w okresie trwania umowy. Leasing z pozoru tańszy może finalnie okazać się droższy. Wystarczy doliczyć ubezpieczenia, opłaty manipulacyjne, koszty serwisu czy wykupu.
• Nieuwzględnienie księgowości i podatków. Nieprzemyślany wybór formy finansowania może wpłynąć na bilans firmy. Także rentowność oraz efekty podatkowe. Warto skonsultować decyzję z księgowym lub doradcą podatkowym. Nie narazisz się na niepotrzebne obciążenia fiskalne lub błędy w rozliczeniach.

Co sprawdzić przed podpisaniem umowy leasingu lub najmu?

Umowa leasingu lub najmu to wiążący dokument mający wpływ na finanse firmy. Warto zatem przeczytać ją w całości przed podpisaniem. Nie wynika to z braku zaufania do leasingodawcy. Chodzi przede wszystkim o zrozumienie skutków finansowych i ich rozłożenie w okresie trwania umowy. Warto przy tym zwrócić szczególną uwagę na:

• Wysokość całkowitych kosztów – sumę rat, opłat początkowych i końcowych.
• Warunki wykupu lub zakończenia umowy – szczególnie istotne w leasingu operacyjnym.
• Obowiązki związane z ubezpieczeniem i serwisem – ustal, po której stronie leży odpowiedzialność.
• Możliwość wcześniejszego rozwiązania umowy – niektóre firmy stosują wysokie opłaty karne.

Negocjacja warunków leasingu lub najmu długoterminowego

Leasing i najem długoterminowy podlegają negocjacjom. Możliwości rosną, gdy firma bierze więcej niż jeden pojazd lub urządzenie. Co można negocjować przed podpisaniem umowy leasingu lub najmu?

• opłatę wstępną;
• wartość końcową przedmiotu;
• zakres usług dodatkowych (serwis, assistance, opony);
• czas trwania umowy.

Podsumowanie i rekomendacje końcowe

Kluczowe różnice i wskazówki dla przedsiębiorców

Leasing i najem długoterminowy to dwie skuteczne formy finansowania. Różnią się przede wszystkim strukturą prawną. Inne są także sposoby rozliczania podatków, prowadzenia księgowości i poziomem elastyczności w zarządzaniu aktywami.

Kiedy wybrać leasing?	Kiedy wybrać najem?
Planujesz wykup środka trwałego po zakończeniu umowy	Chcesz korzystać z przedmiotu bez obowiązku wykupu
Chcesz amortyzować aktywa	Wolisz prostotę rozliczeń i pełną obsługę serwisową
Twoja firma potrzebuje elastyczności podatkowej	Nie chcesz wiązać się długoterminowo z jednym sprzętem lub pojazdem

Coraz więcej firm decyduje się na najem długoterminowy. To rozwiązanie proste, przewidywalne i wygodne w codziennym zarządzaniu flotą lub sprzętem. Nie skutkuje jednak przeniesieniem własności po zakończeniu umowy. Z kolei leasing, zwłaszcza operacyjny, pozostaje atrakcyjny podatkowo. Jest także korzystny przy wykupie. Przedmiot leasingu zostaje najczęściej spłacony do końca i przechodzi na własność leasingobiorcy.

Skorzystaj z profesjonalnej pomocy Kancelarii Usług Podatkowych!

Nie wiesz, która forma finansowania będzie najlepsza dla Twojej firmy? Wahasz się między leasingami a najmem długoterminowym? Skorzystaj z pomocy profesjonalistów. Kancelaria Usług Podatkowych Agnieszki Larysy Kubiak pomoże Ci wybrać najlepsze rozwiązanie! Ocenimy skutki finansowe i podatkowe wynikające z leasingów lub najmu. Poznaj ich długoterminowy wpływ na kondycję firmy i własnego portfela. Zapraszamy do współpracy!

Najczęściej zadawane pytania (FAQ)

Czy można wykupić auto po najmie długoterminowym?

W większości przypadków – nie. Najem długoterminowy nie przewiduje opcji wykupu. Niektóre firmy oferują jednak taką możliwość po indywidualnych negocjacjach.

Co, jeśli leasingobiorca zalega z ratami?

Brak terminowych płatności może skutkować wypowiedzeniem umowy i utratą prawa do użytkowania przedmiotu leasingu. W skrajnych przypadkach firma leasingowa może dochodzić roszczeń na drodze sądowej.

Czy leasing wpływa na zdolność kredytową firmy?

Tak, ponieważ miesięczne raty leasingowe są traktowane jako zobowiązanie finansowe. Jednak często mają mniejszy wpływ niż kredyt bankowy.

Jak długo może trwać najem długoterminowy?

Zazwyczaj od 24 do 60 miesięcy. Krótsze umowy są możliwe, ale mniej opłacalne.

Kiedy najem długoterminowy się nie opłaca?

Gdy firma planuje długoterminowe użytkowanie sprzętu i preferuje amortyzację. Zakup lub leasing mogą być wtedy bardziej opłacalne.

Czy leasing to jedyna opcja dla firmy?

Nie. Alternatywami są najem długoterminowy, kredyt inwestycyjny, pożyczka leasingowa czy zakup za gotówkę. Wybór zależy od potrzeb, strategii i sytuacji finansowej przedsiębiorstwa.